Eficiencia del Personal y Gestión de Reuniones

Entendiendo la propia naturaleza y la de los demás

• Comprender que, al pedir a otros que asistan a una reunión, estamos imponiéndoles nuestra lista de prioridades.
• ¿Qué nos hace comportarnos de la manera en que lo hacemos?
• ¿Somos conscientes de cómo nuestro comportamiento afecta a los demás: ¿respondo siempre según se espera o como debería esperarse? De no ser así, ¿por qué?

El proceso para gestionar reuniones

• ¿Por qué es necesaria una reunión; cuáles son las alternativas; son preferibles algunas de ellas?
• El proceso para convocar, dirigir y preparar reuniones:
  • Crear una agenda significativa que cubra los objetivos de la reunión, el tema(s) a tratar y los tiempos sugeridos.
  • Invitar solo a las personas adecuadas y a nadie más.
  • Gestionar la reunión: permitir solo contribuciones relevantes (pero con cuidado de diferenciar entre relevante e irrelevante); mantenerse en la agenda; respetar los horarios.
  • Crear resultados: no necesariamente actas detalladas, pero al menos puntos de acción.
  • Organizar reunión(es) de seguimiento.

Asistir a reuniones

• ¿Debo asistir a todas las reuniones a las que me invitan?
• ¿Cómo decido si (o no) asistir a las reuniones?
• ¿Qué justificaciones tengo para rehusar asistir?
• ¿Qué otras cosas puedo hacer durante una reunión relacionadas con los asistentes, el tema discutido y los tiempos?

Otros temas de eficiencia personal y gestión del tiempo

• Establecer objetivos personales y profesionales y mantenerse en ellos.
• Priorización del trabajo:
  • ¿Cómo decido lo que debe hacerse?
  • ¿Cómo priorizo estas actividades?
• Tiempo impuesto por empleados: ¿mis colegas trabajan para mí o estoy trabajando para ellos...?
• Ladrones de tiempo: ¿qué más me roba el tiempo y qué puedo hacer al respecto?
  • Correos electrónicos.
  • Llamadas telefónicas.
  • Interrupciones no planificadas.
  • Actividades sustitutivas (procrastinación...).
  • Otras cosas...
• Delegación efectiva.
• Afirmatividad: buscar un compromiso; aprender a decir "no" de manera efectiva.